СОДЕРЖАНИЕ

ГЛАВА I

ТЕКСТОВОЙ РЕДАКТОР Microsoft Word для Windows.................. 4

1. Запуск программы Word 7.0 и выход из нее................................... 5

2.     Структура экрана Word 7.0............................................................. 5

3.     Общие установки.......................................................................... 11

4.     Управление файлами.................................................................... 13

5.     Маркировка, поиск и позиционирование......................................... 17

6.     Форматирование текста . .............................. .".............................. 19

7.     Работа с таблицами...................................................................... 23

8.     Печать документа........................................................................ 27

9.     Специальные функции................................................................... 28

ГЛАВА II

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ подготовки документа................................ 31

1. Установка параметров юридического документа......................... 31

2.    Форматирование и шрифтовое оформление................................... 32

3.    Сохранение документа.................................................................. 32

4.    Подготовка таблиц....................................................................... 32

5.    Оформление бланков.................................................................... 33

6.    Оформление сносок и нумерация страниц..................................... 33

7.    Применение шаблонов и стилей.................................................... 34

8.    Печать документа......................................................................... 34

9.    Отчет студента............................................................................. 34

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ............................................................ 36

В юридической деятельности подготовке документа уделяется особое внимание, так как грамотно оформленный договор, контракт или иной правовой акт - это залог успеха в работе. Предлагаемое Вашему внима­нию учебно-методическое пособие позволит быстро и эффективно ре­шить проблему подготовки любого документа.

ТЕКСТОВОЙ РЕДАКТОР Microsoft Word для Windows

(описание и приемы работы при подготовке юридических документов)

Редактор Word 7.0 — это многофункциональная программа обработ­ки текстов, которая используется для ввода, редактирования и формати­рования текста и при этом позволяет:

— использовать множество различных шрифтов (размеров и начерта­
ний) символов и различных способов их выделения;

— указывать параметры абзацев текста и страниц документа;

— располагать текст в несколько колонок;

— устанавливать верхние и нижние колонтитулы произвольного вида;

— использовать стили оформления документов;

— создавать и оформлять таблицы;

— включать в текст рисунки (графические файлы);

— размещение абзацев (например, рисунков) в любом месте страницы
(остальной текст при этом может «огибать» рисунок).

Программа предлагает пользователю также ряд следующих полезных функций:

— автотекст —■ для хранения и вставки часто употребляемых слов,
фраз и рисунков;

— проверку грамматики (включая орфографию);

— слияние — для создания серийных писем, распечатки конвертов и
этикеток;

—  макросы — для выполнения последовательности часто используе­
мых команд;

—  «мастера» — для создания профессионально оформленных доку­
ментов и ряд других.

Таким образом, Word 7.0 обладает рядом характеристик, присущих не только редакторам документов, но и настольным издательским системам.

I. Запуск программы Word 7.0 и выход из нее.

а)  Запуск   Word 7.0. Программа WinWord может запускаться из
Windows95 (через стартовое меню) или из программы Microsoft Office.
Поэтому, если пользователь находится на уровне Windows95 (рабочий
стол с панелью задач), установить курсор на кнопку Пуск, затем, щелкнув
левой клавишей мыши, указать в стартовом меню на элемент Программы
и в открывшемся подменю следующего уровня щелкнуть на строке
Microsoft Word.

б)   Выход из Word 7.0. Существует несколько способов выхода из
Winword 7.0:

1)    набрать комбинацию клавиш {AH+F4};

2)    выбрать комбинацию команд Файл/Выход;

3)    дважды щелкнуть мышью на значке системного (оконного) меню;

4)    щелкнуть на значке Закрыть в правом верхнем углу строки заголов­
ка. В ответ на любое из этих действий на экран выводится диалоговое ок­
но подтверждения вывода.

П. Структура экрана WinWord 7.0

WinWord 7.0 реализован в соответствии со стандартом, определяю­щим интерфейс Windows95.

Экран WinWord 7.0 состоит из типичных для среды Windows элемен­тов. В верхней части экрана расположена строка заголовка, содержащая название программы Microsoft Word. При полноэкранном представле­нии окна документа рядом с названием программы отображается имя файла документа. Если документу не присвоено имя, строка заголовка содержит имя, установленное по умолчанию, например, Документ 1, До­кумент 2 и т.д.

Под строкой заголовка размещается строка меню. В результате вы­полнения щелчка мышью на имени меню открывается ниспадающее ме­ню, содержащее набор команд.

В WinWord 7.0 команды можно выбирать как с помощью мыши, так и посредством клавиатуры.

а) Основное окно программы Win Word 7.0 После запуска открывается основное окно программы WinWord 7.0. Как указывалось выше, первая строка— строка заголовка, содержащая название программы и имя ак­тивного документа при максимальном размере его окна. В правой части строки заголовка расположены три кнопки выбора представления окна, имеющие то же назначение, что и в Windows95.

Слева в строке заголовка расположена кнопка системного меню, кото­рая предназначена для завершения работы с WinWord.

Под строкой заголовка расположена строка меню, которая является общей для всех документов. Она содержит список возможных действий пользователя в программе. В меню входят следующие действия (пункты):

Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Таблица, Окно, По­мощь. Каждый пункт меню можно раскрыть с помощью клавиатуры, на­жав комбинацию горячих клавиш, или мыши, выполнив щелчок на соот­ветствующем имени, после чего откроется ниспадающее меню, содержа­щее список команд (директив).

Пункт Файл содержит команды, с помощью которых можно создавать, открывать и сохранять документы, а также осуществлять автоматический поиск документов, устанавливать параметры страницы, просматривать и распечатывать документ на принтере и завершать работу с Word.

Далее в этом списке приводится перечень четырех (может быть до девя­ти) последних документов, с которыми перед этим работал пользователь.

Пункт Правка позволяет редактировать документ, то есть отмечать, стирать, копировать и производить поиск необходимых мест текста по заданной модели, переходить в заданные места документа и отменять ошибочно введенные команды.

Пункт Вид позволяет выбирать форму представления документа на экране, с его помощью управлять видимостью элементов окна, панели инструментов, линеек, строки состояния, а также масштабом изображе­ния текста.

Пункт Вставка позволяет вставлять в текст различные объекты и тек­стовые элементы: списки, примечания, принудительные разрывы стра­ниц, рисунки, графики и т.д.

Пункт Формат позволяет форматировать и размечать текст.

С помощью пункта Сервис можно проверять орфографию и подби­рать синонимы, включать режим автокоррекции, устанавливать опции для различных режимов работы Word, записывать макрокоманды и осу­ществлять распечатку документов и адресных этикеток.

Пункт Таблица содержит все команды, необходимые для создания и работы с таблицами.

С помощью команд пункта Окно производится переключение между документами при одновременной обработке нескольких документов, а также изменение расположения окон внутри рабочей области главного окна.

Далее в этом списке приведен перечень всех открытых документов, с которыми проводилась работа в WinWord, причем активное окно отме­чено галочкой.

Пункт меню Помощь содержит все необходимые сведения о програм­ме WinWord.

Для облегчения использования команд меню в WinWord используют­ся унифицированные обозначения:

—  серый (блеклый ) цвет команды меню означает, что данная коман­
да в настоящий момент недоступна;

—  многоточие «...», расположенное вслед за командой, означает, что
после выбора этой команды появится диалоговое окно с запросом необ­
ходимых параметров;

—  комбинация клавиш, указанная справа от команды, может исполь­
зоваться для быстрого вызова данной команды без обращения к меню;

—  галочка, расположенная перед командой меню, означает режим
программы, действующей в данный момент. Выбор другой команды от­
менит этот режим, при этом галочка исчезнет;

—  кружок, расположенный перед командой меню, обозначает режим
программы, действующей в данный момент и являющейся одним из аль­
тернативных режимов. При выборе команды, соответствующей другому
режиму, кружок переместится в позицию слева от названия выбранного
режима;

—  вертикальные ниспадающие списки команд могут делиться гори­
зонтальными линиями на несколько групп команд со схожими функция­
ми. Эти линии не влияют на работу команд.

Под строкой меню в основном окне WinWord ( начиная с 3-й строки) размещается панель инструментов стандартная. С каждой кнопкой этой панели связана некоторая наиболее часто используемая команда. Для вы­зова команды достаточно щелкнуть мышью на соответствующей кнопке.

Ниже обычно располагается панель форматирования, которая кроме кнопок содержит поля списков, рядом с которыми изображены кнопки со стрелками, позволяющими выбрать соответствующий элемент из списка.

Word 7.0 содержит несколько панелей инструментов, которые можно вызвать на экран, выполнив команду панель инструментов в меню Вид. В результате появится диалоговое окно панели инструментов, содержащее список этих панелей. Щелкнув правой кнопкой мыши на панели инстру- ментов, можно настроить все необходимые панели инструментов в по­явившемся контекстном меню.

После запуска WinWord 7.0 открывается новый документ с именем Документ N, которое появляется в строке заголовка. Эта строка располо­жена ниже панели форматирования. Справа в этой строке расположены кнопки выбора представления окна, а слева — кнопка системного меню.

Под строкой заголовка документа находится координатная линейка, с помощью которой можно устанавливать размеры полей страниц и абзац­ных отступов.

В режиме просмотра разметки страницы слева на экране находится и вертикальная координатная линейка, позволяющая измерять, например, размер ячеек таблиц, устанавливать размер рисунка и т.д. Единицы изме­рения устанавливаются с помощью команды Параметры в меню Сервис. Во вкладке Общие нужно открыть список Единицы измерения и задать нужные единицы.

На горизонтальной координатной линейке находятся маркеры. Пере­мещая их на нужное расстояние, можно задавать размеры полей и абзац­ные отступы. Верхний маркер — маркер отступа первой строки абзаца. Левый нижний — маркер левого отступа абзаца, правый нижний — мар­кер правого отступа.

Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки размещены вдоль правого и нижнего краев основного окна. Они предназначены для пере­движения окна редактора над текстом по вертикали и горизонтали соот­ветственно. Для этого на концах линеек имеются стрелки.

Слева от горизонтальной полосы прокрутки (в той же строке) распо­ложены три кнопки переключения режима изображения документа:

— левая кнопка — обычный (нормальный) режим, который по умол­
чанию является стандартным режимом работы редактора;

— средняя кнопка — разметка страницы (режим макета документа). В
этом режиме можно оценить, как реально после внесения правки разме­
щаются на странице текст и рисунки;

— правая кнопка — структура документа (режим эскиза документа). В
этом режиме удобно работать с большими документами со сложной
структурой, изменять уровни подчиненности заголовков вместе с относя­
щимся к ним текстом, перемещать блоки текста, составлять оглавление,
нумеровать страницы. При включении этой кнопки на экране появляется
панель инструментов Структура.

В нижней части окна расположена статусная строка WinWord (строка состояния).

В процессе ввода данных в статусной строке отображается информа­ция:

1) о положении текстового курсора в документе: — о номере текущей
страницы (Стр п), раздела (Разд п) и о том, что текстовой курсор находит­
ся на n-й странице, а всего в документе nl страниц (n/nl);

2)     о положении текстового курсора на текущей странице: — (на п см)
означает, что курсор находится на п см от верхнего края листа бумаги,
(ст. п) — на п строк от начала страницы документа (в режиме просмотра
разметки страницы) и данные о позиции курсора по горизонтали (поряд­
ковый номер символа в строке (Кол п). В статусной строке также указы­
вается текущее время;

3)     режимы редактирования: — ЗАП — идет запись макрокоманды;
ИСПР — активная маркировка исправлений (режим включается коман­
дой Сервис/Исправления); ВДЛ (РАСШ) — включен режим выделения
текста с помощью клавиши F8 (Уменьшение — Shift+F8, Esc — отмена);
ЗАМ — включен режим замены символов (включается клавишей Ins).

в) Ввод текста, вызов команд, получение помощи. Для ввода текста не­обходимо установить курсор в позицию, с которой вы хотите начать ввод. Далее можно вводить текст с клавиатуры.

При вводе текста программа автоматически перемещает курсор на следующую страницу при достижении правой границы документа.

При нажатии Enter курсор перемещается в начало следующей строки независимо от положения на строке.

Чтобы набрать прописную букву, нужно предварительно нажать кла­вишу Shift.

Перемещение курсора осуществляется только по набранному тексту. Установить его в произвольное место чистой страницы невозможно. Для перемещения курсора по вертикали используется клавиша Enter, а по го­ризонтали — клавиша Tab.

В режиме вставки прежний текст смещается влево. В режиме замены символ, который находится справа от курсора, будет удален, а на его ме­сте появится вводимый символ. Переключение между режимами осуще­ствляется нажатием клавиши Ins или двойным щелчком на клавише ЗАМ в строке состояния.

Текущий режим работы отображается индикатором ЗАМ в строке со­стояния (если буквы черные — включен режим замены символов).

В процессе набора текста WinWord автоматически вносит правку, ког­да появляются опечатки или ошибки в правописании. Некоторые типич­ные опечатки исправляются сразу после того, как ставится пробел в кон­це слова. Эти исправления вносит включенная в Word функция автокор­рекции.

Слова, в которых допущены орфографические ошибки, программа

подчеркнет красной волнистой линией. Это происходит благодаря функ­ции автоматической проверки орфографии, которая по умолчанию все­гда включена.

Завершив ввод текста, можно щелчком правой кнопки мыши на слове с ошибкой вызвать контекстное меню объекта, которое позволит:

—  выбрать из предлагаемых слов в верхней части меню правильный
вариант;

—  выбрать команду Пропустить все или Добавить;

—  выбрать команду Орфография.

Если контекстное меню не предлагает никаких вариантов, необходи­мо щелкнуть на неправильно написанном слове и исправить ошибку са­мому.

Для вызова команды следует выполнить щелчок мышью на имени ме­ню, содержащем команду, а затем щелкнуть мышью на нужной команде. Для вызова команды с помощью панели инструментов следует зафикси­ровать курсор мыши на нужной кнопке (щелкнуть мышью).

Имена некоторых команд заканчиваются многоточием. При выборе такой команды открывается диалоговое окно, в котором нужно опреде­лить варианты выполнения команды.

Диалоговое окно обычно имеет следующую структуру. В первой стро­ке приводится заголовок окна. Слева в этой строке находится кнопка си­стемного меню, с помощью которой можно выйти из окна. Ниже обычно расположена строка разделов окна (вкладок). С помощью мыши можно выбрать различные разделы окна. Как правило (но не всегда), в диалого­вом окне имеется поле предварительного просмотра, в котором отобра­жается документ, оформленный в соответствии со значениями парамет­ров и опций, установленных в диалоговом окне.

Обязательно имеется командная строка, обычно в виде набора кла­виш, расположенных друг под другом справа в окне. Щелчок мышью по командной кнопке вызовет выполнение команды, имя которой указано на кнопке.

Обычно имеется поле списка, содержащее различные элементы, кото­рые можно выбрать путем фиксации на них курсора мыши. Окно списка открывается при выполнении щелчка на стрелке списка.

Поле группы объединяет функционально связанные элементы (чаще всего, альтернативные значения опций). Для установки одного из альтер­нативных значений используется селекторная кнопка. После фиксации селекторная кнопка маркируется точкой, а альтернативные опции вы­ключаются.

Контрольный индикатор служит для включения/выключения опций.

Включается или выключается щелчком мыши. Включенные контрольные индикаторы маркируются крестиками.

Поле ввода используется для ввода информации. Перед вводом ин­формации следует зафиксировать курсор ввода в данном поле, а затем ввести информацию с клавиатуры. Нужное значение может быть установ­лено и с помощью стрелок, расположенных справа.

Для получения более подробной справочной информации следует об­ратиться к пункту меню Помощь. В результате откроется ниспадающее меню.

III. Общие установки

Перед началом работы с WinWord 7.0 необходимо выполнить ряд об­щих установок. Следует выбрать режим изображения документа на экра­не: нормальный (обычный), разметка страницы (макет) или структура до­кумента (эскиз) — и установить внешний вид экрана. При вводе текста рекомендуется задавать полноэкранное представление документов (оп­ция Полный экран).

При необходимости можно изменить состав панелей инструментов, вызвать дополнительные панели и поместить их в меню.

Кроме того, следует назначить стандартные папки, к которым WinWord будет обращаться по умолчанию при выполнении команд От­крыть... и Сохранить как из меню Файл.

а) Установка режима изображения жрана. Существует 3 режима изоб­
ражения экрана: макета, нормальный и эскиза. Чтобы установить режим
макета (документ отображается на экране в том виде, в каком он будет рас­
печатан), следует выбрать команду Разметка страницы пункта меню Вид.

Для установки нормального режима изображения документа необхо^ димо выбрать команду Обычный в меню Вид. Этот режим целесообразно устанавливать в процессе обработки текста, так как достигается макси­мальная скорость обработки.

Чтобы установить режим эскиза, нужно выбрать команду Структура документа в меню Вид. Этот режим устанавливают, когда хотят посмот­реть на документ целиком.

б) Увеличение или уменьшение изображения. Для увеличения изображе­
ния фрагмента текста следует разместить курсор в любой позиции фраг­
мента и в меню Вид выбрать команду Масштаб, а затем в открывшемся
диалоговом окне выполнить щелчок на селекторной кнопке 200% и на­
жать кнопку ОК. Масштаб можно также поменять из панели инструмен­
тов Стандартная, открыв соответствующее поле списка, которое распо­
ложено в этой панели справа.

Панель инструментов, как правило, содержит кнопку команды Мас­штаб; для выполнения команды надлежит выполнить фиксацию на соот­ветствующей кнопке и, удерживая нажатой кнопку мыши, перемещать указатель мыши вдоль стрелки до установки необходимого значения масштаба.

Для отображения на экране всей страницы документа необходимо пе­рейти в режим макета или выбрать команду Масштаб в меню Вид и в ди­алоговом окне щелкнуть на селекторной кнопке Полная страница или за­фиксировать указатель мыши на элементе Одна страница в списке мас­штабов панели инструментов.

Для представления на экране нескольких страниц одного документа, нужно в меню Вид выбрать команду Масштаб, щелкнуть на селекторной кнопке Много страниц:, а затем — на расположенной под ней кнопке. В появившемся поле с помощью мыши следует маркировать столько стра­ниц, сколько должно быть отображено на экране. В нижней части поля появится сообщение о количестве выбранных страниц. Как только кноп­ка мыши будет отпущена, в окне предварительного просмотра появится изображение документа.

Выполненные установки следует подтвердить нажатием на кнопку ОК.

в) Подавление элементов экрана. Можно в случае необходимости уб­рать с экрана либо часть, либо все составные элементы основного экра­на, оставив только один документ. Для подавления всех составных эле­ментов (кроме документа) следует в пункте меню Вид выбрать команду Во весь экран, вследствие чего документ займет весь экран, а элементы ос­новного окна не будут отображены. Нажатие на клавишу [Esc] приводит к восстановлению содержимого экрана. Если панель инструментов содер­жит кнопку Во весь экран, того же результата можно достичь, выполнив фиксацию на этой кнопке.

Для пролистывания документа на полном экране, необходимо перед выполнением команды Во весь экран в диалоговом окне Масштаб выпол­нить щелчок на селекторной кнопке Много страниц:, а затем воспользо­ваться клавишами [PgUp] или [PgDn].

Подавить не все, а только некоторые элементы окна можно с помо­щью команд из меню Вид или кнопок панели инструментов Полоса и Ли­нейка. Если, например, координатная линейка изображена на экране, ря­дом с командой Линейка меню Вид располагается отметка (галочка). Ус­тановку опции можно изменить путем выполнения фиксации на её име­ни. Для этого следует активизировать или деактивизировать соответст­вующие опции в разделе Просмотр диалогового окна Параметры пункта

меню Сервис. В поле Окно этого режима можно управлять отображени­ем на экране статусной строки, горизонтальной и вертикальной линеек прокрутки.

г) Установка параметров страницы. С помощью команды Параметры страницы меню Файл можно задать поля на странице, размер бумаги, ис­точник подачи бумаги и ориентацию бумаги. Для этого необходимо вы­полнить указанную команду, в появившемся диалоговом окне выбрать соответствующую вкладку и в появившихся полях задать необходимые значения.

IV. Управление файлами

После запуска WinWord 7.0 на экране открывается окно редактора с пустой рабочей областью, которая занимает большую часть экрана. В этой области осуществляется ввод и форматирование текстов и блан­ков, встраивание иллюстраций и создание таблиц.

При вводе текст автоматически записывается в файл документа, кото­рый может быть сохранён на внешнем носителе.

Перед обработкой документа следует открыть файл, содержащий вер­сию документа, сохраненную последней. Документ может быть подверг­нут дальнейшей обработке, причем не надо начинать ее сначала.

Открыть документ можно, зная его имя и место размещения этого файла, определённые при сохранении.

Для облегчения работы с файлами в состав WinWord 7.0 включена программа, которая позволяет осуществлять поиск файла на внешнем но­сителе по заданным пользователем критериям поиска.

WinWord 7.0 предоставляет возможность защиты документа от не­санкционированного доступа других пользователей с помощью системы паролей.

а) Создание нового документа. После запуска WinWord открывается новый документ с именем Документ 1, которое появляется в строке заго­ловка. Пользователь может приступать к вводу текста.

Для создания нового документа следует щелкнуть на кнопке Создать, которая обычно находится в панели инструментов Стандартная, или вы­полнить команду Создать из меню Файл. После этого на экране появится новый документ с именем Документ 2. При последующем создании доку­ментов WinWord автоматически назначает им имена из ряда Документ 3, Документ 4 и т. д. По умолчанию с новым документом связывается шаб­лон NORMAL. DOT.

Word позволяет экономить время при составлении типовых докумен- тов, предоставляя целый набор шаблонов. Если для нового документа не­обходим другой шаблон, нужно вызвать команду Создать меню Файл. Тогда откроется диалоговое окно Создание документа с большим количе­ством вкладок. Необходимо щелкнуть на нужной вкладке, в которой за­тем можно выбрать подходящий шаблон для создаваемого документа. Здесь имеется более 35 шаблонов документов (диссертации, служебные письма и т.д.). После выбора шаблона нужно выполнить щелчок на кноп­ке ОК, предварительно отметив поле выбора Документ.

Окно Создание документа, кроме шаблонов, содержит также набор мастеров, предоставляющих пользователю пошаговую помощь при со­здании писем, еженедельников и т.д. Для вызова мастера (wizard), кото­рый может находиться во вкладке Другие документы, следует выделить соответствующий значок и нажать кнопку ОК. В открывшемся диалого­вом окне необходимо определить основные параметры документа и ввес­ти с клавиатуры дополнительную информацию.

Описание шаблона документа пользователь может посмотреть в поле Просмотр после выбора очередного значка.

б) Работа с окнами. Существует несколько способов переключения между окнами, в которых помещены документы.

Переключение можно осуществлять с помощью пункта меню Окно, которое содержит список имен всех открытых документов. Чтобы сде­лать активным окно документа, необходимо выполнить фиксацию на его имени в этом списке.

Различают полноэкранное и нормальное представление документа. Изменение представления документа осуществляется с помощью кнопки распахивания/восстановления документа. В режиме полноэкранного представления документа эта кнопка находится в строке меню.

В режиме нормального представления окна кнопка находится в стро­ке заголовка документа. Для перехода в полноэкранный режим следует выполнить щелчок на этой кнопке.

При отображении на экране нескольких окон документов, для пере­хода от одного активного окна к другому необходимо выполнить щелчок на строке заголовка этого окна.

Изменить размер окна документа можно, перемещая стороны его рам­ки с помощью мыши. Вследствие буксировки строки заголовка изменяет­ся позиция окна на экране.

Строка заголовка окна документа содержит кнопку сворачивания ок­на. Чтобы свернуть окно, следует щелкнуть мышью на этой кнопке.

Для восстановления окна надлежит выполнить фиксацию на пикто-грамме документа. Пиктограмма может быть не видна на экране. В этом случае нужно изменить размеры или позиции окон на экране.

Для расположения активных окон друг под другом предназначена команда Упорядочить все меню Окно. Переход от одного окна докумен­та к другому осуществляется путем нажатия комбинации клавиш [Ctrl-F6J и |Ctrl-Shift-F6].

в)  Сохранение документа. Для сохранения документа следует либо
щелкнуть на кнопке сохранения файла, которая обычно находится слева
на панели инструментов Стандартная, либо выбрать в меню команду
Файл/Сохранить. Если документ ранее не был сохранен (в строке заго­
ловка отображено стандартное имя Документ), нужно выбрать команду
Файл/Сохранить как. В результате откроется диалоговое окно Сохранить
как. Поле Имя Файла: предназначено для ввода с клавиатуры имени фай­
ла. Имя должно содержать не менее одного и не более 255 символов. В
нем не должны быть использованы знаки препинания, кроме дефиса и
знака подчеркивания.

WinWord автоматически назначает имя файла типа docl.doc, под ко­торым будет сохранен документ, если не ввести его самостоятельно.

В поле Папка диалогового окна Сохранить как нужно установить папку, в которой необходимо сохранить файл документа. Для выбора папки нужно выполнить двойной щелчок на ее имени. Если Вы хотите со­здать новую папку, в которой будет храниться документ, необходимо со­здать ее. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Создать новую папку и в появившемся окне в поле Имя папки ввести нужное имя папки. В поле Тип файла следует установить Документ Word, а затем щелкнуть на кноп­ке ОК, чтобы вернуться к окну сохранения документа, дважды щелкнуть на имени новой папки и щелкнуть на кнопке Сохранить.

Можно включить функцию, автоматически сохраняющую документ через определенные промежутки времени. Для этого надо включить оп­цию Автосохранение, доступную с помощью команды Параметры меню Сервис.

г)  Задание дополнительной информации о файле. Дополнительную ин­
формацию о содержании и назначении файла можно ввести с помощью
команды Свойства из пункта меню Файл. В результате фиксации мыши
на этой команде откроется диалоговое окно Свойства. В поле Название
можно ввести заголовок документа. Если документ был сохранен ранее,
в поле отображается первый абзац документа (не более 255 символов), ко­
торый обычно является заголовком. Последующие изменения заголовка
не влияют на содержимое этого поля.

В поле ввода Тема можно указать тематическую информацию, если не­сколько документов объединены одной темой. В поле Ключевые слова мож­но ввести ключевые слова, а в поле Заметки — аннотацию к документу.

Поле Автор программа заполнит автоматически, если пользователь не введет информацию о себе. Информацию о пользователе можно изме­нить в поле Имя и фамилия в разделе Пользователь диалогового окна команды Параметры меню Сервис. Введенную информацию следует под­твердить нажатием кнопки ОК. При сохранении документа дополнитель­ная информация о файле сохраняется в файле документа.

Для получения справочной информации о документе необходимо ак­тивизировать вкладку Статистика в диалоговом окне команды Свойства. Распечатать дополнительную информацию о файле можно с помощью команды Печать меню Файл.

д) Открытие существующего документа. Для открытия существую­щего документа необходимо щелкнуть левой клавишей мыши на коман­де Открыть пункта меню Файл либо на кнопке Открыть на панели инст­рументов Стандартная. В результате откроется диалоговое окно Откры­тие документа, в котором нужно в поле Папка указать имя папки, в кото­рой находится нужный файл. В поле Файл нужно указать имя файла или выбрать его из предложенного списка. В поле Тип файла можно указать-тип файла. В завершение следует нажать кнопку ОК.

С помощью кнопки Отбор в диалоговом окне можно найти нужный файл практически по любой информации, которая предположительно на­ходится в документе. Для этого ее необходимо ввести в соответствующее поле и нажать кнопку Найти.

з) Поиск сохраненного документа. Для поиека файла, содержащего со­храненный документ, следует вызвать команду Открыть пункта меню Файл, вследствие чего откроется диалоговое окно Открытие документа, куда необходимо ввести имя файла, если оно известно, и его тип, а также имя папки, где расположен файл. Допускается использование знака во­проса и звездочки для замены неизвестных символов в имени и расшире­нии. После этого следует щелкнуть на кнопке Найти.

Для ввода дополнительных критериев поиска необходимо выбрать их (или задать) в полях списков в окне Отбор документов на основе инфор­мации из диалогового окна Свойства или на основе текста самого доку­мента. После этого следует нажать кнопку Найти в окне Отбор докумен­тов. Word закроет окно Отбор документов и откроет диалоговое окно От­крытие документа, в котором в списке файлов отобразятся имена всех файлов, отвечающих заданным критериям поиска. Искомый файл необходимо маркировать, а затем его открыть с помощью кнопки Открыть. Найденный файл можно скопировать, переименовать или удалить.

ж) Копирование файлов. Для копирования файла необходимо в диало­
говом окне Открытие файла выделить строку с его именем. Далее нужно
щелкнуть правой кнопкой мыши на нем, чтобы появилось контекстное
меню. Затем выбрать команду Копировать и щелкнуть по кнопке Коман­
ды и режимы и отключить опцию Поиск по подкаталогам.

После этого выделить строку с именем папки, в которую будет копи­роваться файл, установить курсор в поле Имя файла, щелкнуть правой кнопкой мыши на имени папки и выбрать в контекстном меню команду Вставить.

з) Закрытие файла и завершение работы с Win Word. Если работа над до­
кументом завершена (документ введен, отредактирован и сохранен), а не­
обходимо продолжить обработку другого документа или завершить сеанс
работы с WinWord, необходимо закрыть окно активного документа. Для
этого нужно вызвать команду Закрыть меню Файл. В ответ будет выдан за­
прос о сохранении изменений. Для подтверждения следует ответить Да.

При закрытии несохраненного документа появится окно с вопросом о необходимости сохранения. При ответе Да откроется окно Сохранить как, в котором нужно выполнить описанные выше действия. После этого активный документ закрывается.

Для закрытия окна активного документа, свернутого до пиктограм­мы, необходимо выполнить щелчок на пиктограмме и в открывшемся ме­ню выбрать команду Закрыть.

При завершении сеанса работы с WinWord автоматически выполняет­ся проверка наличия в открытых документах несохраненных изменений. При вызове команды Выход меню Файл или при нажатии клавиш{Ак-Р4} для каждого открытого и несохраненного документа выдается отдельное сообщение с запросом о его сохранении. После ответа на все сообщения сеанс работы с WinWord заканчивается.

V. Маркировка, поиск и позиционирование

При работе с WinWord маркировка играет особую роль. Для выпол­нения операций над определенными фрагментами текста их следует пред­варительно маркировать. Под маркировкой текста понимают выделение его с помощью мыши или командами с клавиатуры. При этом изображе­ние маркированного текстового фрагмента становится негативным.

Под позиционированием курсора понимают перемещение его в нуж­ную позицию документа.

а) Маркировка текста с помощью мыши. Для маркировки фрагмента
текста следует поместить курсор мыши в начало или конец нужного фраг­
мента и, нажав левую кнопку, отбуксировать мышь в другой конец фраг­
мента, а затем отпустить кнопку мыши.

Для маркировки слова следует дважды щелкнуть на нем левой кноп­кой мыши.

Для маркировки предложения следует выполнить щелчок мышью на любом символе предложения при нажатой клавише [Ctrl).

Для маркировки строки следует поместить курсор мыши слева от пер­вого слова строки и щелкнуть мышью.

Для маркирования абзаца следует поместить курсор мыши слева от него и дважды щелкнуть мышью.

Для маркирования всего текста в пункте меню Правка следует вы­брать команду Выделить все или нажать [Ctrl-A].

б) Маркировка текста с помощью клавиатуры. Чтобы выделить фраг­
мент текста, следует поместить курсор на символ или слово внутри фраг­
мента и, нажав клавишу [Shift] и удерживая ее, нажать клавишу управле­
ния курсором в виде стрелки вправо. Для маркировки символов слева не­
обходимо выполнить то же, но со стрелкой влево; вверх — со стрелкой
вверх, вниз — то же со стрелкой вниз, до конца строки — с клавишей [End].

Для маркировки слова установить курсор слева от него и нажать [Ctrl-Shift— стрелка вправо].

Для маркировки предложения поместить курсор в середине предложе­ния и трижды нажать F8. Для отмены — нажать Esc.

Для маркировки абзаца нужно установить курсор на любом символе абзаца и четыре раза нажать F8.

Для маркировки всего документа нужно поместить курсор в первую позицию текста, нажав комбинацию клавиш [Ctrl-Home], а затем одно­временно комбинацию [Ctrl-Shift-End]. Можно вместо этого пять раз на­жать F8.

в)  Перемещение курсора с помощью клавиатуры. Перемещать курсор с
помощью клавиатуры можно, нажав клавишу [Ctrl] и одну из клавиш пе­
ремещения курсора: стрелка вправо, влево, вверх, вниз [PgUp] или [PgDn].

г) Переход к нужному месту в документе. На одной странице курсор
позиционируется с помощью мыши. Для этого указатель мыши подво­
дится к нужному месту и производится щелчок. Для позиционирования
курсора на первой странице текста следует нажать комбинацию клавиш
[Ctrl-Home]. Для позиционирования курсора на последней странице текс­
та следует нажать комбинацию клавиш [Ctrl-End]. Для позиционирова­
ния курсора на нужной странице, сноске, колонтитуле и т.д. необходимо

вызвать команду Перейти пункта меню Правка. В появившемся диало­говом окне нужно выбрать критерии ориентации.

Для поиска определенной позиции или заданной цепочки символов необходимо вызвать команду Найти. В появившемся диалоговом окне в поле ввода следует ввести искомую цепочку символов и при необходимо­сти дополнительные критерии поиска.

Для поиска абзаца, оформленного определенным стилем, следует акти­визировать команду Найти пункта меню Правка, а в появившемся диало­говом окне щелкнуть на кнопке Формат. Далее нужно выбрать требуемый стиль и нажать кнопку ОК. В результате пользователь вернется в окно Найти, в котором необходимо нажать командную кнопку Следующее. Аб­зацы с заданным стилем появятся на экране в маркированном виде.

VI. Форматирование текста

Для оформления документа пользователю доступно большое количе­ство разнообразных видов шрифтов. Для любого вида шрифта можно ус­тановить требуемый размер (кегль).

Для форматирования текста используется пункт меню Формат.

а) Форматирование символов. Для выбора вида шрифта, задания жир­
ного, курсивного начертания символов или их подчеркивания необходи­
мо выбрать команду Шрифт пункта меню Формат и в открывшемся диа­
логовом окне Шрифт в соответствующих полях списков выбрать требуе­
мый шрифт, размер, а в полях групп маркировать стиль написания, под­
черкивание, разряжение, интервалы т.д. В завершение следует выполнить
щелчок на кнопке ОК.

б) Форматирование абзацев. Для форматирования абзаца необходимо
выбрать команду Абзац пункта меню Формат и в появившемся диалоговом
окне с тем же названием выбрать в подях списков или маркировать в полях
групп требуемые значения отступов слева и справа, абзацного отступа, ин­
тервала между абзацами, нумерацию страниц, выравнивание и т.д.

Используя команды пункта меню Формат, можно выбрать или изме­нить стиль обрамления (устанавливать и изменять толщину и цвет линий, отступы от края страницы, обрамление и тень) командой Обрамление и заливка, выбирать и копировать стиль оформления (командой Стиль), устанавливать количество и параметры колонок (при оформлении текста в несколько колонок), производить разметку разделов, нумерацию заго­ловков, вставлять кадры и рисунки.

в)         Копирование объектов. Информацию из прикладных программ, ра­
ботающих в среде Windows, можно передать в WinWord через буфер про межуточного обмена. Для этого необходимо воспользоваться стандарт­ными командами копирования: Вырезать, Копировать и Вставить.

Для копирования фрагмента документа и вставки его в другое место необходимо вызвать команду Копировать пункта меню Правка, предва­рительно маркировав этот фрагмент. В результате фрагмент будет поме­щен в буфер промежуточного хранения. Для вставки фрагмента в нужное место необходимо разместить курсор ввода в той части документа, где должен быть вставлен маркированный фрагмент, а затем вызвать коман­ду Вставить пункта меню Правка.

Для удаления фрагмента документа из текста нужно его вначале мар­кировать, а затем активизировать команду Вырезать пункта меню Прав­ка. Документ останется в буфере промежуточного хранения. Для копиро­вания фрагментов с помощью мыши необходимо установить курсор мы­ши в любом месте маркированного фрагмента, нажать и удерживать кнопку манипулятора. Рядом с курсором появится небольшой прямо­угольник, свидетельствующий о том, что пользователь находится в режи­ме перемещения и размещения.

Затем следует разместить курсор мыши с изображением прямоуголь­ника в позиции вставки и отпустить кнопку мыши. В результате марки­рованный фрагмент будет удален и размещен в новой позиции.

Для копирования фрагментов без удаления из текста надлежит удер­живать клавишу [Ctrl] и левую кнопку мыши. Рядом с курсором появится прямоугольник и знак плюс, свидетельствующий о том, что маркирован­ный фрагмент скопирован. Затем следует переместить курсор, дополнен­ный прямоугольником со знаком плюс, в позицию вставки и отпустить кнопку манипулятора. Фрагмент будет вставлен в новой позиции.

г)  Разбивание текста на колонки. При желании можно разбить текст
на несколько колонок. Для этого необходимо установить текстовой кур­
сор в любое место текста, который нужно разбить на колонки, выбрать
команду Колонки меню Формат и в появившемся диалоговом окне назна­
чить желаемое число колонок. Далее нужно задать в нем Интервал рас­
стояния между колонками, установить опцию Разделитель и нажать
кнопку ОК.

Если надо разбить на колонки не весь текст, а только его часть, то ее необходимо выделить в отдельный раздел и далее применять вышеука­занное к выделенному разделу.

д)  Проверка правописания и подбор синонимов. Составив и отформати­
ровав документ, можно убедится в отсутствии ошибок. Кроме того, име­
ется возможность подобрать синонимы к выделенным словам, находить
грамматические и стилистические ошибки.

Использование синонимов позволяет улучшить стиль изложения. Ес­ли выделить слово и выбрать команду Тезаурус в меню Сервис, откроет­ся диалоговое окно Тезаурус, где из предлагаемого списка можно вы­брать наиболее подходящее слово.

С помощью команды Грамматика меню Сервис программа Word 7.0 находит в документе грамматические ошибки и неудачные стилистичес­кие фразы. При проверке грамматики проверяется также и орфография.

Для проверки необходимо установить курсор на начало текста, вы­звать команду Грамматика меню Сервис и на экране откроется диалого­вое окно Грамматика. Word не только выдает предложение с ошибкой, но и выводит на экран различные предложения, помогающие исправить не­дочеты и ошибки. С помощью кнопки Подробности можно вызвать по­дробный комментарий, в котором приводятся грамматические правила. Прочитав пояснение, следует щелкнуть на кнопке Свернуть в правом верхнем углу окна, чтобы они закрылись.

Можно воспользоваться кнопками Пропустить или Следующее, если ничего исправлять не нужно.

Для исправления найденной ошибки следует щелкнуть на кнопке Из­менить. При необходимости слово можно занести в пользовательский словарь, щелкнув на кнопке Добавить.

Орфография проверяется, когда в диалоговом окне Параметры на вкладке Грамматика включена опция Проверка орфографии.

По завершении проверки грамматики откроется окно Статистика удо­бочитаемости, которая включается во вкладке Грамматика команды Па­раметры меню Сервис. В этом окне приводится оценка приемлемости тек­ста для восприятия читателя со средним уровнем образования.

д) Встраивание объектов. WinWord позволяет импортировать изобра­жения из многих графических программ. Чтобы вьщелить помещенный в документ рисунок, следует щелкнуть на нем мышью. После этого вокруг него появится рамка масштабирования, которая позволяет пропорцио­нально увеличивать или уменьшать рисунок, растягивать или сжимать его, а также обрезать изображение.

Для встраивания в текст графических объектов (сделанных, например, в графическом редакторе Paint) в редактируемый текст необходимо свер­нуть окно WinWord и другие активные окна до пиктограмм на панели за­дач и открыть окно Paint. Для этого в группе программ Стандартные не­обходимо найти программу Paint и активизировать ее. Откроется окно графического редактора, в котором можно создать рисунок.

После подготовки иллюстрации ее необходимо поместить в буфер промежуточного хранения. Для этого следует выполнить фиксацию на

прямоугольной рамке панели инструментов Paint с изображением нож­ниц, и, удерживая левую кнопку мыши нажатой, провести рамку вокруг рисунка. Затем в пункте меню Правка программы Paint выбрать команду Копировать.

Для возвращения в окно WinWord-документа нужно нажать комбина­цию клавиш [Ctrl+Esc] и в открывшемся окне Список задач выполнить двойную фиксацию на элементе Microsoft Word — [имени файла с доку­ментом]. В появившемся окне WinWord-документа следует разместить курсор ввода в позиции, где должна появиться иллюстрация, и вызвать команду Объект пункта меню Правка.

На экране откроется диалоговое окно Объект, в котором необходимо щелкнуть на вкладке Создание из файла, а затем нажать кнопку ОК. В ре­зультате рисунок будет встроен в WinWord-документ.

Существует более простой способ встраивания графических объектов (если они уже где-нибудь хранятся):

— курсор устанавливается в нужное место в тексте;

— выбирается команда Вставка/Рисунок;

— в появившемся диалоговом окне Вставка рисунка в поле Тип указы­
вается формат файла, в котором хранится нужный рисунок (обычно это
.BMP или .PCX или все графические файлы);

— выбирается папка, в которой хранится файл с рисунком;

— выбирается имя файла, в котором хранится рисунок;

— щелкнуть на кнопке ОК.

е) Размещение рисунка с помощью кадра. Программа Word позволяет по-разному размещать рисунки внутри текста. Можно сделать так, чтобы текст «обтекал» рисунок. Для этого рисунок следует вставить в кадр.

Для вставки рисунка в кадр необходимо:

— выделить рисунок;

— щелкнуть на кнопке Режим разметки (на горизонтальной линейке
прокрутки);

— если рамки масштабирования нет, щелкнуть мышью на рисунке;

— щелкнуть на кнопке Рисование на панели инструментов Стандарт­
ная. В нижней части экрана появится панель инструментов Рисование;

— щелкнуть на кнопке Вставить в кадр на панели инструментов Рисо­
вание;

— щелкнуть на кнопке Рисование на панели инструментов Стандарт­
ная, чтобы убрать панель инструментов Рисование.

Текст не будет обтекать рисунок, если сделать необходимые установ­ки с помощью команды Кадр в меню Формат.

Объект, помещенный в кадр, можно свободно перемещать и располагать в любом месте страницы. Для этого необходимо выделить рисунок (щелкнуть на нем мышью), подвести к нему указатель мыши (он примет форму стрелки, внизу справа от которой располагается еще одна кресто­образная стрелка), и перетащить объект в нужное место, а затем снять выделение.

ж) Вставка закладок, примечаний, сносок, даты и времени, номеров страниц, текстов из других программ.

Для вставки различных объектов необходимо выбрать соответствую­щую команду в одном из пунктов меню строки меню основного окна WinWord и в открывшемся диалоговом окне выделить или задать требу­емые критерии соответствующего объекта.

Необходимо иметь в виду, что при вставке закладок и примечаний их необходимо предварительно маркировать.

Дата, время и номер страницы обычно помещаются в колонтитулы. Существует два способа:

— с помощью команды Номера страниц меню Вставка. В этом случае
задается номер, с которого начинается отсчет, и формат;

— с помощью команды Колонтитулы меню Вид. В этом случае можно
вставлять и номера страниц, время и дату, и какой-либо текст.

Для вставки текстов, созданных с помощью других программ, необхо­димо установить курсор в позиции вставки текста, созданного с помо­щью другой программы, и вызвать команду Файл пункта меню Вставка. В результате откроется диалоговое окно Файл.

В поле списка Тип окна надлежит маркировать элемент Все файлы (*.*). Затем следует активизировать опцию Подтверждение преобразова­ния, и в полях списков Папка и Файл установить директорию вставляемо­го в документ файла. После появления имени искомого файла в поле спи­ска Файл необходимо маркировать его и нажать командную кнопку ОК.

VII. Работа с таблицами

WinWord предоставляет в распоряжение пользователей разнообраз­ные средства обработки таблиц.

Созданные таблицы могут быть сохранены на внешнем носителе и вставлены в произвольном месте документа, за исключением самих таб­лиц.

а) Создание таблицы. Для создания таблицы необходимо либо щелк­нуть на кнопке Вставить таблицу на панели инструментов Стандартная и в появившейся сетке выделить с помощью мыши необходимое число строк и столбцов, либо разместить курсор в позиции, где должна быть расположена таблица, и вызвать команду Вставить таблицу пункта меню Таблица. На экране появится одноименное диалоговое окно, в котором можно задать число столбцов и строк, а также ширину столбца. Для вставки таблицы в документ необходимо нажать ОК, на экране появится разметочная сетка.

Для оформления следует маркировать всю таблицу и вызвать коман­ду Обрамление и заливка пункта меню Формат.

б)  Маркировка строк, столбцов и ячеек. Необходимо маркировать
фрагменты таблицы, так как только маркированные фрагменты могут
быть сформатированы. Для маркировки одной ячейки таблицы необхо­
димо разместить курсор мыши в левой части маркируемой ячейки таким
образом, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо вверх, а за­
тем выполнить фиксацию. Изображение ячейки инвертируется (признак
маркировки).

Для маркировки нескольких ячеек, расположенных рядом, следует ус­тановить курсор мыши в первой ячейке, нажать левую кнопку манипуля­тора мышь и, удерживая ее нажатой, перемещать указатель вдоль ячеек, которые должны быть маркированы, а затем отпустить кнопку.

Для маркировки одной строки необходимо разместить курсор ввода в соответствующей строке и вызвать команду Выделить строку пункта ме­ню Таблица.

Для маркировки строки с помощью мыши следует установить курсор мыши на поле маркировки слева от таблицы. Он примет вид стрелки, на­правленной вправо вверх. Удерживая нажатой кнопку мыши, надлежит перемещать мышь по вертикали вдоль маркируемых строк. Изображение маркированных строк инвертируется.

Для маркировки столбца нужно разместить курсор ввода в соответст­вующем столбце и вызвать команду Выделить столбец пункта меню Таб­лица или установить курсор мыши на верхней границе столбца (курсор примет вид черной стрелки, направленной вниз) и выполнить фиксацию. Изображение маркированного столбца инвертируется.

Для маркировки нескольких столбцов необходимо нажать кнопку ма­нипулятора мышь и перемещать курсор в виде черной стрелки по гори­зонтали, маркируя необходимое количество столбцов. Изображение мар­кированных столбцов инвертируется.

в)  Вставка строк и столбцов в таблицу и их удаление. Для вставки до­
полнительных столбцов в таблицу следует маркировать столько столб­
цов, сколько необходимо вставить, и вызвать команду Вставить столбцы
пункта меню Таблица.

Новые столбцы будут вставлены в таблицу слева от маркированных. После вставки новые столбцы маркируются.

Чтобы расположить новые столбцы справа от последнего столбца таблицы, нужно установить курсор ввода за последней ячейкой первой строки и вызвать команду Выделить столбец, а затем — Вставить столб­цы пункта меню Таблица.

Для вставки строк следует маркировать столько строк, сколько необ­ходимо вставить, и вызвать команду Вставить строки пункта меню Таб­лица.

WinWord вставит новые строки над маркированными и маркирует их. Для вставки строк за последней строкой таблицы надлежит установить курсор ввода в начало абзаца, следующего за таблицей, и вызвать коман­ду Вставить строки. Тогда откроется диалоговое окно Вставка строк, в котором в поле ввода Число строк можно задать число вставляемых строк.

Удаление маркированных строк и столбцов производится с помощью соответствующих команд пункта меню Таблица.

г)  Изменение ширины столбцов и высоты строк. Изменить ширину и
высоту ячейки таблицы можно с помощью команды Высота и ширина
ячейки в меню Таблица и выбора соответствующих вкладок появляюще­
гося диалогового окна.

Ширина ячейки будет устанавливаться в зависимости от длины слова в ячейке, если в этом окне выбрать кнопку Автоподбор.

Другой способ установить оптимальную ширину столбца — дважды щелкнуть мышью на одной из вертикальных линий сетки таблицы.

Третий способ — перетащить вертикальную линию сетки в нужную сторону с помощью мыши.

д)  Объединение ячеек в строке. Для объединения маркированных яче­
ек необходимо выполнить команду Объединить ячейки меню Таблица. В
результате выделенные ячейки сольются в одну. Ее ширина станет равна
ширине двух ячеек.

е)  Обрамление таблиц. Для обрамления таблицы можно воспользо­
ваться командой Автоформат меню Таблица, выбрать в списке форматов
нужную строку, посмотреть в окне Образец вариант оформления и щелк­
нуть на кнопке ОК либо следует использовать команду Обрамление и за­
ливки пункта меню Формат, предварительно маркировав ячейку, строку,
колонку или всю таблицу. В открывшемся окне следует выделить толщи­
ну и цвет линий.

ж) Выравнивание текста в ячейках.

Текст в таблице редактируется и форматируется так же, как и обыч­ный текст в документе. Предварительно он должен быть выделен.

Для размещения таблицы по центру страницы необходимо разместить курсор в любом месте таблицы и выбрать команду Высота и ширина ячей- ки. В появившемся диалоговом окне следует щелкнуть по вкладке Строка и в группе Выравнивание активизировать опцию По центру, а затем щелк­нуть по кнопке ОК. Таблица разместится по центру с учетом полей.

з) Вычисление суммы в таблице. Команда Формула позволяет произво­дить вычисления в таблицах с помощью сложения, вычитания, умноже­ния, деления и работать с основными функциями, например вычислять среднее арифметическое значение.

Для этого необходимо установить курсор в соответствующую ячейку и вызвать команду Формула меню Таблица. На экране появится диалого­вое окно Формула. В поле ввода Формула этого окна по умолчанию уста­новлена формула суммы. Слово в скобках можно модифицировать (на­пример, вычислять сумму по столбцам и строкам). В поле списка Формат числа следует выбрать соответствующий формат и нажать кнопку ОК. Если в результате появятся не числа, а символы, следует нажать комбина­цию клавиш [Shift + F9].

и) Оформление заголовка многостраничных таблиц. Если таблица за­нимает несколько страниц и необходимо разместить заголовок на каж­дой странице, нужно маркировать заголовок в первой строке таблицы и активизировать команду Заголовки таблицы пункта меню Таблица. В по­явившемся диалоговом окне надо пометить опцию Все. Заголовок авто­матически перенесется на все страницы таблицы.

к) Создание бланков. Word 7.0 позволяет создавать бланки. На всех бланках имеются поля, заполненные текстом, и незаполненные поля, ку­да вводится изменяемая информация.

Текстовые поля бланка могут содержать фиксированное или неогра­ниченное количество символов.

Чтобы создать экранный бланк, нужно прежде всего подготовить шаблон, в котором разместить текст и поля для изменяемого текста, ука­зать типы полей и задать их формат. Перед сохранением шаблона необ­ходимо защитить некоторые элементы бланка, чтобы информация вводи­лась только в свободные поля, не изменяя сам бланк.

Для создания шаблона необходимо выполнить команду Создать меню Файл. В диалоговом окне Создание документа во вкладке Общие выде­лить шаблон Новый документ и активизировать опцию Шаблон. Далее щелкнуть на ОК и на кнопке Сохранить панели инструментов. В появив­шемся диалоговом окне в поле Имя файла ввести имя шаблона и щелк­нуть на кнопке Сохранить.

Далее следует вывести на экран панель инструментов Формы (Вид/Па­нель инструментов/Формы). Чтобы она разместилась под панелью инст­рументов Форматирование в виде строки, надо дважды щелкнуть на строке заголовка панели.

Текст и поля на бланке удобнее всего размещать с помощью таблицы. Поэтому с помощью кнопки Вставить таблицу размещаем будущий бланк с требуемым числом столбцов и строк на экране.

Устанавливаем курсор на левое поле первой строки и вводим будущий постоянный текст этой строки бланка. Далее необходимо создать тексто­вое поле, куда будет вводиться информация пользователя, то есть задать длину и формат этого поля. Для этого нужно нажать клавишу Tab и щелкнуть на кнопке Текстовое поле панели инструментов Формы. В ячей­ке появится 5 маленьких кружочков, обозначающих текстовое поле. За­тем следует дважды щелкнуть мышью на этом поле. В результате появит­ся диалоговое окно Параметры текстового поля, где можно задать необ­ходимые установки.

Подобным образом вводится текст во все строки бланка и задается длина и формат незаполненных полей (куда в дальнейшем будет вводить­ся информация).

После этого необходимо отформатировать таблицу и выровнять ее по центру. Для этого выделяем таблицу (Таблица/Выделить таблицу), выби­раем команду Автоформат и в появившемся диалоговом окне Форматы выбираем, например, строку СПИСОК 5. Далее нужно щелкнуть на поле выбора Строка заголовка, чтобы убрать метку и ОК.

В меню Таблица выбираем команду Высота и ширина ячейки и в по­явившемся одноименном диалоговом окне активизируем вкладку Стро­ка. Затем в группе опций Выравнивание активизируем опцию По центру иОК

Текст в ячейках форматируется как обычный текст. Далее необходимо защитить экранный бланк от пользователей. Для этого нужно щелкнуть по кнопке Защита формы на панели инструментов Формы и сохранить подготовленный бланк (с помощью команды Файл/Закрыть).

Для использования экранного бланка при создании нового документа необходимо в меню Файл выбрать команду Создать. В появившемся ди­алоговом окне во вкладке Общие выделить заданный для бланка шаблон и активизировать опцию Документ. Затем щелкнуть на кнопке ОК. После этого можно заполнять незаполненные поля бланка и сохранять получен­ные результаты в своей папке.

VIII. Печать документа

а) Предварительный просмотр документа. Чтобы получить представ­ление о том, как будет выглядеть документ в напечатанном виде, можно воспользоваться окном предварительного просмотра. В нем можно отоб

разить одну или несколько страниц и ввести последние исправления пе­ред печатью.

Для этого необходимо щелкнуть на кнопке Предварительный про­смотр на панели инструментов Стандартная либо вызвать одноименную команду из меню Файл.

Появится окно предварительного просмотра с панелью инструментов, где отображается текущая страница документа. Для просмотра несколь­ких страниц одновременно нужно щелкнуть на кнопке Несколько стра­ниц на панели инструментов и указателем мыши выделить, например, 2 поля. В окне будет отображено две страницы.

В окне предварительного просмотра можно при необходимости вно­сить изменения (вставлять, удалять, форматировать текст). Следует учесть, что в этом окне непечатаемые символы не отображаются. Для уве­личения изображения текста можно щелкнуть мышью на кнопке с лупой на панели инструментов. Можно щелкнуть и по кнопке Увеличение на па­нели инструментов окна предварительного просмотра.

б) Разделители страниц. По мере увеличения объема текста Word 7.0
автоматически разбивает документ на страницы и вставляет метки — раз­
делители страниц. Их можно вставлять и вручную, а также удалять вве­
денные разделители. Word с учетом исправлений перераспределяет текст.

Для вставки разделителей вручную следует щелкнуть на кнопке со стрелкой рядом с полем Масштаб на панели инструментов окна предвари­тельного просмотра и выделить строку По ширине страницы. Далее необ­ходимо установить курсор в то место, где предполагается вставить разде­литель и нажать клавиши { Ctrl+Enter}. Word вставит курсор перед разде­лителем страниц, а текст после него «уйдет» на следующую страницу.

в) Вывод документа на печать. Вывод на печать осуществляется либо
с помощью кнопки Печать на панели инструментов Стандартная, либо с
помощью команды Печать меню Файл, либо кнопкой Печать на панели
инструментов окна предварительного просмотра.

С помощью команды Печать меню Файл можно распечатать как весь документ, так и отдельные его части. Для этого в диалоговом окне Пе­чать необходимо установить требуемые параметры.

IX. Специальные функции

Ниже рассмотрены функции, позволяющие подготовить документ, снабженный диаграммами и содержащий строки текста, построенные по особой форме. Это команды алфавитно-цифровой сортировки, нумера­ции абзацев, установки спецэффектов, вставки формул, а также автотекст и автокоррекция.

а)  Создание диаграмм. Для создания диаграмм используется команда
Microsoft Graf. Предварительно нужно открыть файл документа, содер­
жащий данные для диаграммы (обычно таблицу), и маркировать соответ­
ствующие значения.

Далее необходимо установить курсор в позиции вставки диаграммы и вызвать команду Объект меню Вставка. В открывшемся диалоговом ок­не выбрать вкладку Создание, а в поле списка Тип объекта маркировать элемент Microsoft Graf и нажать ОК.

Появится окно Таблица данных Мастера диаграмм, где можно вы­брать тип диаграммы (выделением) и щелчком по кнопке Шаг> перейти во второе окно к выбору формата, а затем (в третьем окне) к виду диа­граммы. В четвертом окне можно присвоить название диаграмме и осям координат. После этого необходимо закрыть окно Мастера диаграмм и окно Таблицы данных. Для вставки диаграммы в документ нужно выпол­нить команду Выйти и вернуться меню Файл программы Microsoft Graf.

б)  Нумерация абзацев. Чтобы пронумеровать маркированные абзацы,
необходимо выбрать команду Список меню Формат и в появившемся ди­
алоговом окне выбрать вкладку Нумерованный. В появившемся разделе
Нумерация нужно щелкнуть на образце страницы с подходящим типом
нумерации. В заключение нажать ОК.

Специальное выделение абзацев (спецэффекты) можно установить во вкладке Бюллетень окна Список путем фиксации страницы с подходящи­ми спецэффектами.

в)  Сортировка. Чтобы выполнить алфавитную или цифровую сорти­
ровку как в прямом так и в обратном порядке, необходимо выделить эле­
менты, подлежащие сортировке, и вызвать команду Сортировка текста из
меню Таблица. Откроется диалоговое окно Сортировка текста. В поле спи­
ска группы Сортировать следует указать, какие элементы подлежат сорти­
ровке (абзацы, столбцы и т.д.). В поле списка Тип следует определить тип
данных, подлежащих сортировке: Текст, Число или Дата, выбрать селек­
торную кнопку (по возрастанию или по убыванию) и нажать ОК.

г)  Вставка математических формул и символов. Для вставки формул
или символов в текст нужно установить курсор в позиции вставки и вы­
брать команду Объект меню Вставка. В диалоговом окне Объект следует
выбрать вкладку Создать новый и в поле списка Тип объекта маркиро­
вать элемент Microsoft Equation (редактор формул), а затем нажать ОК.

В позиции курсора появится рамка, а на экране — панель инструментов Уравнение. Первая строка ее содержит кнопки для ввода математических символов. Для вставки символа необходимо выполнить фиксацию в поле группы, содержащий нужный символ. В результате откроется полный

список доступных в этой группе символов. Далее нужно щелкнуть мышью на нужном символе, и он будет вставлен в формулу.

Вторая строка содержит кнопки для задания шаблонов математичес­ких выражений, таких как дробь, интеграл, матрица и т.д. Вставка шаб­лонов выполняется так же, как и математических символов.

В редакторе формул курсор имеет L-образную форму и указывает, ку­да будет введен следующий элемент.

Для форматирования формул используется команда Размер меню Формат редактора формул.

После ввода формулы следует щелкнуть мышью за пределами форму­лы, тогда исчезнут меню и окно редактора формул, а сама формула будет заключена в рамку. Повторный щелчок вне рамки позволит вернуться в режим ввода текста.

Чтобы исправить формулу, на ней нужно выполнить двойную фикса­цию.

д) Автокоррекция. Это режим правописания, уменьшения количества
опечаток. Для его включения необходимо вызвать команду Замена меню
Сервис. Откроется одноименное окно, в котором следует активизировать
опцию Заменить текст в процессе набора и установить режим автоматиче­
ской замены сокращений текстовыми фрагментами, заданными в поле
На.

В поле Заменить нужно ввести сокращения или варианты возможных опечаток, а в поле На — текст, который должен быть вставлен в документ вместо опечатки или неправильного сокращения. По команде Орфогра­фия меню Сервис на экран будут отбираться неверные слова, которые можно ввести в список элементов Автокорректора.

е) Автотекст. Автотекст — это стандартные обороты, которые жела­
тельно вставлять автоматически. Для этого используют команду Авто­
текст меню Правка. В диалоговом окне в поле Имя вводят название эле­
мента автотекста и выполняют фиксацию Добавить. Далее следует вы­
брать команду Сохранить все меню Файл, подтвердить изменения в шаб­
лоне Нормальный и ответить Да. Для вставки элемента автотекста необ­
ходимо ввести название этого элемента в соответствующее место текста и
нажать F3. Автотекст будет вставлен в текстовый фрагмент.

Основные этапы подготовки документа

1. Установка параметров юридического документа После загрузки текстового редактора необходимо в первую очередь установить параметры документа (особенно при подготовке таблиц):

-   размер листа бумаги;

-   поля документа;

-   источник бумаги.

После установки параметров документа нужно перейти в рабочее ок­но и начать набор документа.

Следует отметить, что при наборе документа строка Вашего докумен­та «перетекает» автоматически на другую строчку. При наборе текста не­обходимо соблюдать смысловые абзацы. Конец абзаца завершается на­жатием клавиши Enter.

При работе с документом следует учитывать разметочные символы, которые указывают на конец абзаца, пробелы между словами, и др.

Для этого необходимо всегда следить, чтобы значок «П» на панели инструментов всегда находился в активном состоянии, а при его отсутст­вии активизировать этот режим работы с помощью меню «Сервис - На­стройка».

Для того чтобы использовать стилевое оформление и применение шаблонов при подготовке юридического документа, необходимо иметь «чистый» текст, т.е. без лишних разметочных символов.

Весь текст условно можно разделить на три типа абзацев: заголовок; текст документа и подписи.

Итак, первым этапом следует набрать текст документа с соблюдением необходимых смысловых абзацев. Не рекомендуется параллельно с набо­ром оформлять отдельные абзацы текста, т.к. оформление может перете­кать на следующие абзацы.

После набора текста юридического или иного документа следует его проверить. Это можно сделать при помощи режима «Сервис - Орфогра­фия» либо соответствующей клавиши на панели инструментов. Обнару­женные ошибки можно исправить при помощи значка «Заменить» в вы-

шеупомянутом режиме, либо вручную, установив курсор в нужное место и набрать пропущенные данные или исправить имеющиеся.

2. Форматирование и шрифтовое оформление

Следующий этап работы с документом - его форматирование и шриф­товое оформление. Все необходимые параметры формата документа ус­танавливаются в режиме «Формат - абзац». Для шрифтового оформления предусмотрен режим «Формат - шрифт» либо соответствующие клавиши на панели инструментов.

Следует отметить, что при форматировании текста документа курсор должен находиться в том абзаце, с которым Вы непосредственно работа­ете в данный момент. Особенностью шрифтового оформления является необходимость предварительного выделения (маркировки) того фраг­мента текста, к которому применяется оформление.

Подписи в документе, как правило, оформляются в две колонки (ре­жим «Формат - Колонки»). Фрагменты текста, укладываемые в колонки должны быть помечены выделением.

3.  Сохранение документа

При подготовке документа всегда следует помнить о необходимости вовремя сохранять его. Впервые созданный документ нужно сохранить с использованием режима «Файл - Сохранить как...», выбрать соответст­вующую папку и присвоить имя. В дальнейшем рекомендуется сохранять документ каждые 1-1,5 часа в режиме «Файл - Сохранить» или использо­вать значок «дискета» на панели инструментов.

4. Подготовка таблиц

В юридических документах достаточно часто используются таблицы (например, сметы предприятия, перечни и др.). Для подготовки таблицы следует открыть новое поле для создания документа («Файл - Создать») либо организовать в готовом документе новый раздел.

Для подготовки таблицы Вы должны использовать режим «Таблица -Вставить таблицу». Для этого необходимо указать количество столбцов и строк в планируемой таблице.

Удобнее вначале рассчитать, а затем строить таблицу. В противном случае Вам придется добавлять столбцы или строки, что может негатив­но отразиться на дальнейшем оформлении таблицы.

После появления на экране разметочной сетки таблицы можно начи­нать вносить информацию в Вашу таблицу. Данные в таблицу вносятся построчно, переходя от одной ячейки таблицы к другой с помощью кла­виши «Tab». Таблица, как правило, состоит всего из двух абзацев: один -это «шапка» таблицы, другой - сама таблица.

После того как Вы закончили вносить данные в таблицу необходимо оформить ее, применив соответственно режим «Формат - Обрамление». При необходимости данные в отдельных ячейках можно располагать со­ответственно по центру, по ширине, по левому или правому краю. Преду­смотренные сервисные функции текстового редактора позволяют произ­водить некоторые вычисления. Например, для подсчета значения по столбцу или по колонке используют режим «Таблица - Формула».

Далее, если Вы готовили таблицу отдельным файлом, ее можно вста­вить в текст Вашего документа посредством буфера обмена данными, ис­пользуя режимы «Правка - Копировать» и «Правка - Вставить». При вставке фрагмента текста следует помнить о расположении курсора. Он должен находиться в том месте, куда Вы хотите вставить фрагмент.

5. Оформление бланков

Отдельно следует рассмотреть подготовку бланочной части докумен­та. Для начала необходимо отметить, что подстрочники оформляются отдельным абзацем. Первым этапом формируется пробелами строка, в которую впоследствии будут внесены данные. В конце этой строки дол­жен быть использован твердый символ, например точка. Следующим эта­пом отдельным абзацем набирается подстрочник. Если в документе ис­пользуется несколько строк с подстрочниками, они набираются последо­вательно: строка, подстрочник, строка, подстрочник и т.д. Для того что­бы оформить подстрочник, нужно выделить данный абзац, затем, ис­пользуя значок верхнего символа «х2», преобразовать фрагмент. В даль­нейшем при внесении информации в бланочную часть используется ре­жим замены, который активизируется клавишей «Insert».

6. Оформление сносок и нумерация странии

В юридическом и ином документе, как правило, достаточно часто встречаются сноски. Крайне важно уметь грамотно их оформить. Для этого необходимо установить курсор в конец того фрагмента, где будет ссылка на источник. Далее в режиме «Вставка - Сноска» установить не­обходимые параметры, т.е. место расположения и нумерацию сноски, и в '   предложенное программой место внести соответствующую информацию.

Следующим важным этапом является нумерация страниц документа, без которой не обходится ни один документ, имеющий более одной стра­ницы. Режим «Вставка - Номера страниц» позволит в удобном Вам фор­мате пронумеровать Ваш документ, выбрать расположение и символ но­мера страницы.

7. Применение шаблонов и стилей

Режим текстового редактора «Файл — Шаблоны» позволяет использо­вание готового образца либо создания нового шаблона документа. Ана­логичным образом Вы самостоятельно можете разработать различные стили и применять их к различным фрагментам или целым документам. Эти функции предлагает Вам режим «Формат - Стиль». Обозначение подготовленного Вами стиля выносится на панель инструментов (как правило, слева от обозначения шрифта), и его использование значитель­но снижает временные затраты на оформление документа.

Ваш документ готов. Перед выводом документа на бумагу или другой твердый носитель его необходимо просмотреть на экране. Это Вам поз­волит сделать режим предварительного просмотра документа «Файл -Предварительный просмотр» либо значок на панели инструментов). Этот режим позволяет увидеть только общий макет Вашего документа.

8.  Печать документа

После подготовки юридического документа и его предварительного просмотра можно уже выводить его на твердый носитель.

Прежде всего необходимо установить параметры печати документа в режиме «Файл - Печать». Здесь устанавливаются: тип принтера, количе­ство копий документа, какой фрагмент текста следует распечатать и т.д.

9.  Отчет студента

После подготовки и распечатки документа студент должен отчитаться за свою работу перед преподавателем. Для этого необходимо предста­вить не только твердую копию документа, но и продемонстрировать ее наличие на жестком диске в папке своей группы. Студент должен пред­ставить не только готовую работу, но и отдельные фрагменты (например, логотипы, созданные в графическом редакторе Paint, и др.), если их нали­чие предусмотрено заданием.

Каждый студент должен самостоятельно отчитываться за свою рабо­ту перед преподавателем. По требованию преподавателя, он обязан про­демонстрировать навыки работы в текстовом редакторе и умение выпол­нить любое задание.

Установить параметры документа: размер бумаги - А4 (210x297 мм); поля документа: верхнее — 2 см; нижнее — 2 см; левое — 2,5 см; правое — 1,5 см.

Ввести текст предложенного преподавателем юридического документа.

Отредактировать текст Вашего документа, внести необходимые правки.

Оформить документ в соответствии со следующими параметрами:

-   оформительские характеристики абзацев-заголовков: начертание
букв - полужирное, межстрочный интервал одинарный, расположение по
центру, шрифт 14 пт, отбивки: до абзаца 6 пт, после абзаца - 12 пт.

-   оформительские параметры обычного абзаца: шрифт 12 пт; вырав­
нивание - по ширине (по левому и правому краям); абзацный отступ
(красная строка) - 1, 27 см., межстрочный интервал - полуторный.

-   оформительские параметры абзаца-подписи: межстрочный интер­
вал - 1 строка, расположение: должность и ФИО - в параллельных
столбцах (колонках), должность выравнена по левому краю, ФИО - по
правому.

Подготовить образцы заявления (например, о бронировании жилой площади):

-   ввести текст образца-заявления без указания конкретных сведений;

-   оформить образец заявление (формат документа определить само­
стоятельно), обратив особое внимание на бланочную часть документа
(подчеркивание, подстрочники).

-   составить заявление (т.е. внести в него недостающие конкретные све­
дения), используя образец, и сохранить его как отдельный документ.

Создать, заполнить и оформить таблицу (образцы прилагаются). Со­хранить таблицу как отдельный документ.

Контрольная работа по теме «Подготовка документов в текстовом ре­дакторе WinWord) должна содержать все элементы документов, подго­товленных Вами ранее.

Задание для контрольной работы

Подготовить (ввести и оформить) текст юридического документа, предложенного преподавателем (например, приказ, договор, контракт, указ, закон и др.). Вставить в начало Вашего документа рисунок, подго­товленный Вами при изучении и работе в среде графического редактора Paint. В конец документа должна быть помещена таблица (ранее подго­товленная студентом). Страницы Вашего документа должны быть прону­мерованы, следует обратить внимание на оформление сносок

Образец №1 УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

586 О Временной межведомственной комиссии Совета Безопасности Российской Федерации по проблемам развития Чеченской Республики и нормализации обстановки в Северо-Кавказском регионе

В соответствии с Законом Российской Федерации «О безопасности» и Положением о Совете Безопасности Российской Федерации, утвержден­ным Указом Президента Российской Федерации от 10 июля 1996 г. № 1024 «Вопросы Совета Безопасности Российской Федерации», постановляю:

1. Образовать временную межведомственную комиссию Совета Безо­пасности Российской Федерации по проблемам развития Чеченской Рес­публики и нормализации обстановки в Северо-Кавказском регионе.

2.Назначить председателем Временной межведомственной комиссии Совета Безопасности Российской Федерации по проблемам развития Чеченской Республики и нормализации обстановки в Северо-Кавказском регионе Заместителя Председателя Правительства Российской Федера­ции Абдулатипова Р.Г.

3.Утвердить прилагаемый состав Временной межведомственной ко­миссии Совета Безопасности Российской Федерации по проблемам раз­вития Чеченской Республики и нормализации обстановки в Северо-Кав­казском регионе.

4. Секретарю Совета Безопасности Российской Федерации в 2-недель-ный срок представить на утверждение проект положения о Временной межведомственной комиссии Совета Безопасности Российской Федера­ции по проблемам развития Чеченской Республики и нормализации от­ношений в Северо-Кавказском регионе.

Президент РФ                   Ельцин Б.Н.

Москва, Кремль 29 января 1998 г. №107